1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Hotel Zur Heide GmbH & Co. KG
Raafstrasse 76–80
52076 Aachen
Deutschland

Telefon: +49 2408 925260
E-Mail: info@hotel-zur-heide-aachen.de

Vertretungsberechtigte:
Yannik Laschet
Cedrik Laschet

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere dann, wenn Sie unsere Website besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen, eine Buchung vornehmen, eine Anfrage stellen oder unsere sonstigen Leistungen in Anspruch nehmen.

3. Besuch unserer Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver technisch erforderliche Informationen verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Internetseite bzw. Datei,
• übertragene Datenmenge,
• HTTP-Statuscode,
• Referrer-URL,
• verwendeter Browser,
• verwendetes Betriebssystem,
• Sprache und Version der Browsersoftware.

Die Verarbeitung erfolgt, um unsere Website technisch bereitzustellen und deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten sowie Missbrauch und technische Angriffe erkennen und verhindern zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb unserer Website.

Die Server-Logdaten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder die Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls eine längere Speicherung erfordern.

4. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare technische Verfahren.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Endgerät des Besuchers gespeichert werden.

Wir verwenden Cookies insbesondere, soweit diese technisch erforderlich sind, um Funktionen unserer Website bereitzustellen.

Die Speicherung von Informationen auf dem Endgerät oder der Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen bedarf grundsätzlich einer Einwilligung. Eine Einwilligung ist jedoch nicht erforderlich, wenn der Vorgang unbedingt erforderlich ist, damit der Anbieter einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung stellen kann (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Auf unserer Website eingesetzte technische Session-Cookies

Bei der technischen Prüfung unserer Website wurden unter anderem folgende Cookies festgestellt:

genesys_csrf_cookie

Dieser Cookie dient dem technischen Schutz der Website bzw. von Formularen vor sogenannten Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen (CSRF).

genesys_session

Dieser Cookie dient der technischen Verwaltung einer Sitzung.

Nach unserem derzeitigen technischen Prüfstand dienen diese Cookies nicht der Erstellung von Werbe- oder Nutzerprofilen.

5. Online-Buchung über ibelsa.rooms

Auf unserer Website bieten wir die Möglichkeit, Hotelzimmer online zu buchen.

Hierfür ist auf unserer Website das Buchungssystem ibelsa.rooms eingebunden. Die Buchungsseite wird über rooms.ibelsa.com bereitgestellt.

Anbieter des Systems ist:

ibelsa GmbH
Sybelstraße 41
10629 Berlin
Deutschland

Im Rahmen der Online-Buchung wird eine Verbindung zu den Servern von ibelsa hergestellt.

Die technische Prüfung der Buchungsseite hat insbesondere folgende Session-Cookies ergeben:

• PHPSESSID
• PHPSESSID_webbookingtwo

Diese Cookies dienen der technischen Verwaltung und Aufrechterhaltung der Buchungssitzung. Sie sind nach der von uns geprüften Konfiguration als HttpOnly und Secure gekennzeichnet und werden als Session-Cookies verwendet.

Die technische Dokumentation von ibelsa bestätigt die Verwendung von Session-Cookies durch ibelsa.rooms und die verschlüsselte Kommunikation über HTTPS.

Im Rahmen einer Buchung verarbeitete Daten

Bei einer Online-Buchung können insbesondere die Daten verarbeitet werden, die Sie in das Buchungsformular eingeben.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Anrede,
• Vorname,
• Nachname,
• Anschrift,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• Reisedaten,
• Angaben zur Zimmerbuchung,
• Angaben zu mitreisenden Personen,
• besondere Wünsche oder Bemerkungen,
• gegebenenfalls Angaben zur Zahlungs- bzw. Buchungsgarantie.

Welche Angaben konkret erforderlich sind, ergibt sich aus dem jeweiligen Buchungsformular.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung des Beherbergungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften zur Verarbeitung oder Aufbewahrung bestimmter Daten verpflichtet sind, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

ibelsa beschreibt seine Software ibelsa.rooms als Hotelsoftware und dokumentiert unter anderem die Verarbeitung von Kontakt-, Adress-, Namens-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten im Zusammenhang mit seinen Leistungen.

Verhältnis zu ibelsa

Soweit ibelsa personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Kontaktformular

Auf unserer Website können Sie uns über ein Kontaktformular kontaktieren.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse,
• Betreff,
• Inhalt Ihrer Nachricht.

Welche Angaben Sie machen, können Sie grundsätzlich selbst entscheiden, soweit einzelne Angaben im Formular als Pflichtfelder gekennzeichnet sind.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags zusammenhängt.

Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

7. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere Ihr Name, Ihre Kontaktdaten und die Inhalte Ihrer Anfrage gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit einem Vertrag oder einer vorvertraglichen Maßnahme zusammenhängt.

Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Zimmerreservierungen und Hotelaufenthalte

Wenn Sie bei uns ein Zimmer reservieren oder einen Aufenthalt buchen, verarbeiten wir die für die Durchführung des Beherbergungsvertrags erforderlichen personenbezogenen Daten.

Hierzu gehören insbesondere:

• Name,
• Kontaktdaten,
• Aufenthaltszeitraum,
• gebuchte Leistungen,
• Angaben zur Reservierung,
• Rechnungsdaten,
• Zahlungsdaten, soweit erforderlich,
• sonstige Angaben, die für die Durchführung des Aufenthalts erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Darüber hinaus kann eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erfolgen.

Dies betrifft insbesondere handels-, steuer- und melderechtliche Verpflichtungen.

9. Restaurant-, Veranstaltungs- und sonstige Anfragen

Wenn Sie uns beispielsweise wegen einer Tischreservierung, einer Feier, einer Veranstaltung oder einer sonstigen Leistung kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen hierfür übermittelten Daten.

Dies können insbesondere sein:

• Name,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse,
• gewünschtes Datum,
• Personenzahl,
• Art der Veranstaltung,
• sonstige Angaben zu Ihrer Anfrage.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls zur Vorbereitung oder Durchführung des gewünschten Vertrags.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. bei sonstigen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns auf eine Stelle bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bewerbungsdaten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name,
• Kontaktdaten,
• Lebenslauf,
• beruflicher Werdegang,
• Zeugnisse,
• Qualifikationen,
• sonstige von Ihnen übermittelte Bewerbungsunterlagen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine weitere Speicherung aus einem anderen rechtlichen Grund zulässig ist.

11. Soziale Netzwerke

Auf unserer Website befinden sich Links zu unseren Auftritten in sozialen Netzwerken, insbesondere zu Facebook, Instagram und YouTube.

Nach unserem derzeitigen technischen Prüfstand handelt es sich hierbei um externe Links und nicht um automatisch geladene Social-Media-Plugins.

Beim bloßen Besuch unserer Website werden deshalb durch diese Links grundsätzlich keine Daten an die jeweiligen sozialen Netzwerke übermittelt.

Wenn Sie einen entsprechenden Link anklicken, verlassen Sie unsere Website und gelangen zum jeweiligen Anbieter. Für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

12. Keine Übernahme veralteter Analyse- und Trackingdienste

Wir verwenden diese Datenschutzerklärung nicht mehr für die in einer früheren Fassung genannten Dienste wie Google Analytics, Piwik/Matomo, AddThis oder DIRS21.

Die frühere Datenschutzerklärung enthielt hierzu teilweise veraltete bzw. nicht mehr zutreffende Angaben. Diese wurden aus der vorliegenden Datenschutzerklärung entfernt.

Nach der derzeit durchgeführten technischen Prüfung wurden auf den von uns geprüften Seiten keine entsprechenden aktiven Analyse- oder Marketingdienste festgestellt.

Sollten zukünftig Analyse-, Marketing-, Tracking- oder vergleichbare Dienste eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert und, soweit erforderlich, vor deren Einsatz eine Einwilligung eingeholt.

13. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können im Rahmen des Betriebs unseres Hotels und unserer Website an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden, soweit dies erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist:

• Hosting- und IT-Dienstleister,
• Anbieter unseres Buchungssystems,
• Zahlungsdienstleister,
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer,
• sonstige Dienstleister, die uns bei der Durchführung unserer Leistungen unterstützen,
• Behörden und öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir – soweit erforderlich – entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

14. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn hierfür eine entsprechende datenschutzrechtliche Grundlage besteht.

Eine solche Übermittlung kann insbesondere dann erfolgen, wenn wir einen Dienstleister einsetzen, der außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig ist oder dort Daten verarbeitet.

In diesen Fällen informieren wir Sie über die jeweilige Rechtsgrundlage und die entsprechenden Garantien, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Darüber hinaus bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Insbesondere können sich Aufbewahrungspflichten aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften ergeben.

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen werden die betreffenden Daten gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten und welche Daten dies sind.

Recht auf Berichtigung

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Recht auf Löschung

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Sie können insbesondere der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit widersprechen.

17. Widerruf einer Einwilligung

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgt ist, bleibt hiervon unberührt.

18. Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde für unser Unternehmen ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Die LDI NRW weist ausdrücklich auf das Beschwerderecht nach Art. 77 DSGVO hin.

19. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation sowie gegen unbefugten Zugriff zu schützen.

Unsere Website wird über HTTPS bereitgestellt.

Auch die von uns geprüfte Verbindung zur Buchungsplattform ibelsa.rooms erfolgt verschlüsselt über HTTPS.

20. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die technischen Gegebenheiten unserer Website, die von uns eingesetzten Dienste oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: September 2026

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